○黒滝村職員コミュニケーションツール(LoGoチャット)の利用に関する情報セキュリティ実施手順
令和5年3月22日
訓令第2号
(趣旨)
第1条 黒滝村が利用する職員コミュニケーションツール(LoGoチャット)に関し、利用方法とともに黒滝村セキュリティポリシーに基づく情報セキュリティ実施手順を定めるものとする。
(職員コミュニケーションツールの目的)
第2条 職員の業務上効率的な情報連絡を実現するため、LGWAN接続系ネットワークにおける庁内の職員同士または他の団体や機関との通信、及びLGWAN―ASPを通じた庁外のインターネット職員との通信等で活用する。
(管理者)
第3条 職員コミュニケーションツールは情報セキュリティ責任者および情報システム担当者が管理する。職員コミュニケーションツールの提供事業者に対し、情報セキュリティ責任者は黒滝村セキュリティポリシー等の規定に基づき、サービスの提供内容を確認し利用する。
(利用範囲)
第4条 LGWAN接続系ネットワーク下において職員間で行うチャット、データ共有、職員の電子ファイル管理、職員間の掲示板機能等に利用する。
2 LGWAN回線を通じた他の官公庁や自治体等とのチャット、簡易な電子データの送受信、データ共有等に利用する。
3 LGWAN―ASPを介した、LGWAN接続系ネットワーク下の端末とインターネット接続端末間でのチャット、電子データの送受信、データ共有等に利用する。
(職員と利用端末)
第5条 職員コミュニケーションツールが利用可能な者は、黒滝村職員(以下「職員」という。)および職員がトークルームに招待する他組織の職員(以下「外部職員」という。)とする。
2 職員コミュニケーションツールが利用可能な端末は、職場に配置されたLGWAN接続系パソコンまたは職員が所有するスマートフォンおよびタブレット(以下「スマートフォン等」という。)とする。なお、インターネットから接続するスマートフォン等とLGWAN接続系パソコンは接続方式の違いにより制限を差別化する。
(利用申請およびアカウントに係る取り扱い)
第6条 スマートフォン等で職員コミュニケーションツールを利用する場合は、情報セキュリティ責任者および情報システム担当者が指定する方法で端末認証コード払出の申請を行う。
2 情報セキュリティ責任者は、端末認証コード払出の申請に対して、速やかに払出を行う。
(利用方法と利用上の注意事項)
第7条 職員は、職員コミュニケーションツールおよび利用端末の利用にあたり、個人情報の保護、および情報セキュリティの重要性を認識し、黒滝村個人情報保護法施行条例、黒滝村セキュリティポリシー、黒滝村特定個人情報の取扱いに関する規則、その他個人情報保護に関する法令等を遵守するものとする。
2 職員コミュニケーションツールは、業務上の必要な情報共有のために行うこと。
3 職員コミュニケーションツールを利用して通信する際、次に掲げる行為をしてはならない。
(ア) 他人を誹謗・中傷すること
(イ) 他人の著作権、肖像権、知的財産権を侵害すること
(ウ) 営利、政治、宗教活動を目的とすること
(エ) その他第2条の目的に反するような行為
4 チャット上での合意は事案の決裁として取り扱わないこと。
5 職員が職員コミュニケーションツールにログインする際は、情報セキュリティ責任者により指定されたアカウントIDと職員が設定したパスワードを入力してログインする。
6 職員のアカウントは、情報システム担当者が一括してIDを管理する。職員はパスワードを他者に知られないよう秘匿し、漏洩亡失を防ぐ措置を講ずる。
7 外部職員をゲストとして招待する場合は、外部職員の利用環境が、この実施手順で定めるものに相当する環境で運用されていることを確認すること。
8 招待した外部職員は、通信終了もしくはトークルームの目的を達した後、退出させるものとし、招待した職員が確認すること。
9 職員コミュニケーションツール内に保存するデータは、職員が公文書管理に関する規程や行政文書ファイル利用上のルールに従い、予め保存期間を定めて管理する。
10 職員コミュニケーションツールでは、原則として黒滝村セキュリティポリシー(セキュリティ対策基準)に規定する機密性3に分類される情報資産(住民情報等の個人情報や機密情報等の機微な情報)を掲載してはならない。ただし、業務上必要な場合は、一部を暗号化するなどの加工(不正取得者が判読できない完全性欠如の措置)をして掲載し、万一の情報漏えいに備えること。
11 職員コミュニケーションツールを利用中に、保護すべき情報資産が漏洩、流出、または攻撃を受けるなどした場合、またはその予兆がある場合には使用した職員等が速やかに情報セキュリティ管理者へ報告し、セキュリティインシデントとして対応するものとする。
12 スマートフォン等での職員コミュニケーションツール利用にあたつては、専用アプリをインストールした上で、情報セキュリティ責任者から払出を受けた端末認証コードを登録して使用すること。
13 スマートフォン等を紛失、盗難、廃棄等により職員本人が使用できない状態になつた場合は、速やかに情報システム担当者へ報告すること。報告を受けた情報システム担当者は、ただちに当該スマートフォン等の職員コミュニケーションツール利用停止措置を講じること。
14 その他、職員コミュニケーションツールのマニュアル等に基づき適切に利用するものとする。
(管理者による利用状況把握および監査)
第8条 情報セキュリティ責任者および情報システム担当者はチャット等の通信履歴を記録、分析し、各職員の利用状況を把握することができる。情報セキュリティ責任者は、必要に応じて職員の職員コミュニケーションツール利用状況を監査できるものとする。
(管理者による制限および措置)
第9条 情報セキュリティ責任者および情報システム担当者は、必要に応じて職員コミュニケーションツール利用の制限や、本実施手順の定めを遵守するための措置を講じることができるものとする。
(その他)
第10条 本実施手順に定めるもののほか、職員コミュニケーションツール利用に関して必要な事項は、情報セキュリティ責任者が別に定める。
付則
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。