○黒滝村契約書等の保管に関する取扱規程
令和7年3月18日
規程第9号
(趣旨)
第1条 この規程は、黒滝村財産の取得、管理及び処分に関する規則(令和6年黒滝村規則第11号。以下「規則」という。)第20条の規定に基づき、公有財産に関する権利義務の内容を示した文書及び電磁的記録(以下「契約書等」という。)を統括的に保管し、公有財産台帳を適切に管理するために必要な事項を定めるものとする。
(1) 公有財産 村が所有する財産をいう。
(2) 契約書等 村有財産に関する契約書、覚書、協定書その他これらに類する文書及び関連資料で権利義務の効力を有する文書をいう。
(3) 契約台帳 契約書等の概要を記録し、一覧にする台帳をいう。
(履行義務)
第3条 契約書等の権利義務の履行責任は、当該契約書等を所管する担当課局所長(以下「担当課長」という。)が負うものとする。
2 担当課長は、契約書等の写しを当該部内の担当課局所で保管し、別に定める文書の保存年限の経過をもつて廃棄するものとする。
3 担当課長は、契約書等を交わした後、契約台帳に必要事項を記録し、遅滞なく当該契約書等の原本を会計管理者に送致するものとする。電磁的記録による契約書等は、写しを会計管理者に送致する。ただし、土地及び建物等の公有財産以外の契約書等の原本は、担当課局所で保管する。
4 担当課長は、契約書等の内容を変更する場合は、会計管理者の合議を経るものとする。
5 担当課長は、村有財産を取得し、所有権移転登記を行つた場合は、登記完了証及び登記識別情報通知を会計管理者へ送致するものとする。
(保管義務)
第4条 送致を受けた契約書等の保管義務は、会計管理者が負うものとする。
(保管方法)
第5条 契約書等の保管は、財産毎に簿冊によるものとする。
2 契約書等の編綴は、時系列順とする。
3 契約台帳の内容は、別表のとおりとする。
4 契約書等の属性が複数存する場合は、当該契約書等の主たる内容により区分するものとする。
5 契約番号は、当該契約書内又は表紙右上の余白部に記載するものとする。
6 契約台帳は、会計管理担当課に備え付けるものとする。
7 契約書等の履行期限満了後の保存年限は、原則として、別に定める文書の保存年限とする。
8 契約書等を電磁的記録により保管する場合は、保管場所を契約台帳に記録するものとする。
(その他)
第6条 この規程の施行に関し必要な事項は、村長が別に定める。
附則
この規程は、令和7年4月1日から施行する。
別表(第5条関係)
属性 | 区分 |
1 契約番号 | 連続する番号(年度＋第 号) |
2 件名 | 契約件名 |
3 契約相手 | 契約相手名称 |
4 契約締結日 | 年月日 |
5 契約始期 | 年月日 |
6 契約終期 | 年月日 |
7 自動更新有無 | 有無 |
8 契約種別 | 1土地 2建物 3工作物 4その他 |
9 金額 | 1有償 2無償 3その他 |
10 目的 | 1取得 2譲渡 3借入 4貸付 5その他 |
11 契約媒体 | 1文書 2電子 3その他 |
12 原本保管場所 | 1会計管理者 2担当課 3電子 |
13 担当課 |