○文書編さん保存規程
平成22年4月1日
規程第2号
文書編さん保存規程(昭和53年4月1日規程第1号)の全部を改正する。
(趣旨)
第1条 この規程は、処理の完結した文書(以下「完結文書」という。)の管理及び保存に関し必要な事項を定めるものとする。
(文書の保存期間)
第2条 文書の保存期間は、次の5種とする。
第1種 永年保存
第2種 10年保存
第3種 5年保存
第4種 3年保存
第5種 1年保存
2 前項の規定にかかわらず、法令その他別に保存期間を定めるものについては、当該保存期間とする。
3 文書の保存期間は、暦年によるものは、翌年の初日から、会計年度によるものは、翌年度の初日から起算する。
(保存種別の判定)
第3条 文書の保存年限別分類は、別表に掲げる基準によるものとする。
2 種別の決定が困難な文書については、総務課長と協議して主管課長がその種別を定めるものとする。
(完結文書の編さん等)
第4条 完結文書の編さん又は編集は、次の各号に定めるところにより主務課において行わなければならない。
(1) 完結文書は、法令の根拠若しくは業務処理の分野別に、会計及び予算に関する文書は会計年度別に、他の文書は歴年別に編集することができる。
(2) 数種類にわたる文書は、その主たる種目に編集するものとする。
(3) 編さんした簿冊の背表紙(様式第1号)には、作成年度、簿冊名及び保存年数等を記載するものとする。
(4) 文書の編集は、厚さ10センチメートルを標準とし、同一種目の文書を分冊して編集する場合は、1冊毎に当該種目の全冊数及び分冊番号を付さなければならない。
(5) 文書に添付した図面、写真等で同一簿冊につづり込むことが困難なものについては、別に袋に入れ、又は結束して相互の関係を明らかにしておく。
(完結文書の保管)
第5条 文書は、翌年(度)1年間主務課において保管するものとする。
(文書の保存)
第6条 前条の保管期間の到達した文書で、保存期間が経過していないものは、保存箱に収納し、書庫において保存するものとする。ただし、文書保存箱に収納することが困難な場合は、この限りでない。
(文書の借覧)
第7条 保存中の文書を借覧(書庫の外に持ち出して閲覧する場合。以下「借覧」という。)しようとする者は、保存文書貸出表(様式第2号)により総務課長に申し出なければならない。
2 簿冊の借覧期間は、原則として10日以内とする。この期間を超えて借覧しようとするときは、さらに借覧の手続きをしなければならない。
3 保存文書は、総務課長の許可なく庁外に持出してはならない。
4 他の官公署又は個人等から文書の閲覧又は謄写の請求があつたときは、総務課長の許可を得なければならない。ただし、機密文書については、村長の許可を受けるものとする。
(文書の廃棄)
第8条 保存文書は、保存期間が満了したときに廃棄するものとする。ただし、主務課長が当該保存文書について保存する必要がなくなつたと認める場合においは保存期間の満了前に廃棄し、なお保存する必要があると認めるものについては保存期間を延長して保存することができる。
2 保存文書の廃棄は、村長の決裁を受けなければならない。
3 保存文書の廃棄は、裁断、焼却等により完全に行わなければならない。
(書庫の管理)
第9条 書庫は、総務課において管理するものとする。
(委任規定)
第10条 この規程に定めるもののほか必要な事項については、村長が別に定める。
附則
この規程は、平成22年4月1日から適用する。
附則(平成28年規程第2号)抄
(施行期日)
1 この規程は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。
別表
種別 | 保存年数 | 保存種類 |
第1種 | 永年 | 1 村議会に関する重要なもの 2 条例、規則、告示、訓令、達、指令等の原議及び関係書類 3 村史資料及び文化財に関する資料となるもの 4 国又は県の訓令、指令、例規、重要な往復文書 5 職階、進退、賞罰、身分等の人事に関する書類で重要なもの 6 退職金及び遺族年金、扶助料に関するもの 7 褒章及び表彰に関するもの 8 審査請求、訴願、訴訟及び和解に関する重要なもの 9 調査、統計、報告、証明等で特に重要なもの 10 行政事務の重要施策に関するもの 11 事務引継書に関する重要なもの 12 予算、決算及び出納に関する特に重要なもの 13 財産及び村債に関する重要もの 14 村税の徴収に関する特に重要なもの 15 寄附受納に関する重要なもの 16 許可、認可又は契約に関する重要なもの 17 事業及び事業計画に関する重要なもの 18 工事に関する特に重要なもの 19 原簿、台帳等で特に重要なもの 20 法令に基づく各種台帳 21 その他永年保存の必要があると認められるもの |
第2種 | 10年 | 1 村議会に関するもの 2 条例、規約の公布に関する文書 3 備品の出納に関する重要なもの 4 予算、決算及び出納に関する重要なもの 5 補助金に関する重要なもの 6 職階、進退、身分等人事に関するもの 7 調査、統計、報告、証明等で重要なもの 8 原簿、台帳等で重要なもの 9 徴税その他公租、公課で重要なもの 10 工事に関する設計書及び図面 11 外国人登録に関するもので重要なもの 12 儀式、式典に関する文書 13 その他10年保存の必要があると認められるもの |
第3種 | 5年 | 1 行政事務執行に関する一般文書 2 調査、統計、報告、証明等に関するもの 3 会計、財務に関する届出、報告に関する文書 4 徴税その他公租、公課に関する文書 5 貸付金、補助金等に関する文書 6 簡易な契約、検収に関する文書 7 その他5年保存の必要があると認められるもの |
第4種 | 3年 | 1 照会、回答、その他の往復文書で重要と認められる文書 2 予算、決算及び出納に関するもの 3 軽易な村単独工事に関する文書 4 各種団体及び協議会等に関する文書 5 その他3年保存の必要があると認められるもの |
第5種 | 1年 | 1 簡易な照会、回答、その他の往復文書 2 簡易な日誌、調査、報告、通知等文書 3 処理の終わつた一時限りの願、届及びこれに関するもの 4 その他1年保存の必要があると認められるもの |
