○黒滝村戸籍届出に関する本人確認等事務処理要領
平成16年1月26日
要領第1号
(目的)
第1条 この要領は、戸籍届出に際し届書持参者に対する本人確認を行い、未確認届出人には文書による通知を行うことにより、虚偽の届出を抑止し、戸籍の親族・身分関係の安定を確保するとともに、戸籍制度に対する信頼の向上を目的とする。
(対象とする戸籍届出の種類と範囲)
第2条 創設的届出のうち、届出により氏の変更や親族・身分関係の発生、変動又は消滅を伴う、婚姻届、協議離婚届、養子縁組届、及び協議離縁届の四届出とする。
ただし、その他の創設的届出を本取扱いの対象に加えても差し支えない。
なお、裁判所の許可を要するものは対象外とする。
(対象となる届出の受付区分)
第3条 執務時間内の窓口受付はもとより、夜間受付、休日祝日受付及び郵便又は民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者による同条第2項に規定する信書便による届出の受付をも対象とする。
(本人確認の範囲)
第4条 窓口に届書を持参した届出人及び使者(第三者)とする。
(本人確認の方法)
第5条 本人確認は、次の手順によつて行うものとする。
(1) 届書を持参した届出人及び使者(以下「届出人等」という。)に対して、個人番号カード、運転免許証、旅券等の官公署発行の顔写真が貼付された証明書の提示を求める。
(2) 届出人等から証明書が提示されたときは、届書と証明書記載の住所、氏名と対比し、同一内容であることを目視により確認するとともに、届出人が当該証明書に貼付された顔写真の人物と同一人であることの確認(以下「本人確認作業」という。)を行うものとする。
(3) 届出人等の本人確認作業ができれば、届書の適宜の箇所に附録1号による印判を押印(以下「欄外印」という。)し、該当個所に確認した内容を略記する。
(4) 届出人等が戸籍事務従事職員の知人又は面識がある場合には、「知人」・「面識」又は「知」・「面」として確認と同等の処理をすることができる。
※ 証明書とは、国、地方公共団体の機関が発行した免許証、許可証若しくは身分証明書又は国、地方公共団体若しくは学校法人が設立した学校が発行した学生証であつて、本人の写真に割印若しくは浮き出しプレスによる証印のあるもの、又は運転免許証のように写真を特殊加工してあるもの。
なお、官公署には林野、造幣、印刷の三現業も含めるものとする。
また、ここでいう学校法人とは、私立学校法第3条にいう法人のことであり、私立学校法第64条第4項にいう法人(準学校法人)は含まないものとする。
免許証等の種類を挙げると次のようなものがある。
・住民基本台帳カード(写真付きに限る)・個人番号カード・運転免許証・外国人登録証明書・在留カード・特別永住者証明書・旅券(パスポート)・身体障害者手帳・宅地建物取引業者免許・市場卸売のせり人登録・馬主登録調教師免許・国内旅行業務取扱主任認定・一般乗用旅客自動車運送事業免許・競馬騎手免許・鉄砲所持の許可証・無線従事者免許証・ボイラー技師免許証・航空技能証明書・古物商許可証・衛生管理者免許証・危険物取扱主任者免許証
(届出の受否照会)
第6条 本人確認作業の結果、当該届書が偽造されたものである疑いがあると認められる場合には、その受否につき管轄法務局長及び支局長(以下「法務局長等」という。)に照会するものとする。
2 前項により法務局長等から受理又は不受理の指示を受けたときは、その指示に従つた処理を行うものとする。
不受理の指示を受けた場合において、犯罪の嫌疑があると思料されるときは、告発に努めるものとする。
(通知の対象者)
第7条 届出人への通知は、窓口での確認又は未確認の状況により、次のとおりとする。
(1) 窓口で全ての届出人が確認できた場合は、通知しない。
(2) 窓口で全ての届出人の確認ができなかつた(使者による届出を含む。)場合は、届出人全員に通知する。
(3) 窓口で一部の届出人のみ確認できた場合は、未確認の届出人に通知する。
ただし、縁組・離縁届出において当該届出人が夫婦で同一住所の場合、夫婦の一方が確認できたときは、夫婦の一方への通知を省略することができる。
(4) 夜間受付、休日・祝日受付の場合は、本人確認は行わず、全届出人に通知する。ただし、本人確認の行える執務体制のときはこの限りでない。
(5) 郵便又は民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者による同条第2項に規定する信書便による届出の場合は、全届出人に通知する。
(6) 証明書等を持参しなかつた場合及び提示を拒否した場合等においては、審査を行つたうえ受理し、届出人の全てに通知をする。
(通知の内容及び方法)
第8条 未確認届出人への通知の内容は、①届出年月日②届出人全員の氏名③届書の種類④受理した旨等を記載した「お知らせ」(附録2号)により発送する。
なお、当該戸籍届出により、「氏」の変更のあつた未確認届出人には、旧氏」で、届出と同時に住所変更があつた者には、「旧住所」に通知書を発送する。
(本人確認等に関する記録)
第9条 届書の適宜の箇所に欄外印を押印し、確認、又は通知の有無等を記載する。
(確認台帳の作成及び保存期間)
第10条 確認台帳は、附録3号による目録を調製し「本籍人確認台帳」と「非本籍人確認台帳」に分類することができる。保存期間は、それぞれ当該年度の翌年から1年とする。
確認台帳には、確認又は通知の有無等を欄外印に記録した届書をA4判に縮小コピー(以下「確認票」という。)し、受理年月日順に確認台帳の目録に記載し、確認票を編綴することにより確認台帳とする。
(所在不明等で返送された通知書の処理)
第11条 返送された通知書については再送付せず、通知文書の下段余白に返送年月日を記録し、封筒とともに「本人確認通知文書返送綴」に編綴し、保存する。なお、保存期間は当該年度の翌年から1年とする。
(その他)
第12条 この要領に定めるもののほか、そのつど村長が別に定める。
附則
この要領は、平成16年2月1日から施行する。
附則(平成19年要領第2号)
この要領は、公布の日から施行し、平成19年10月1日から適用する。
附則(平成24年要領第1号)
(施行期日)
この要領は、平成24年7月9日から施行する。
附則(平成26年要領第1号)
この要領は、平成26年7月1日から適用する。
附則(平成28年要領第1号)
この要領は、公布の日から施行する。
